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Ratgeber · Stand 12.11.2026
E-Rechnung im Handwerk: Was seit 2025 gilt und was 2027 und 2028 kommt
Kurz gesagt: Seit 1. Januar 2025 müssen alle Betriebe in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Ausstellen müssen Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen an Unternehmenskunden ab 1. Januar 2027, alle anderen ab 1. Januar 2028. Rechnungen an Privatkunden sind dauerhaft ausgenommen.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931 – in Deutschland vor allem XRechnung (reine XML-Datei) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (PDF mit eingebetteter XML-Datei). Ein normales PDF, ein Foto oder eine Word-Datei ist keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“.
Die Fristen auf einen Blick
- Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und lesen können – auch Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach genügt.
- Bis 31. Dezember 2026: Papier- und PDF-Rechnungen an Unternehmen sind noch erlaubt.
- Ab 1. Januar 2027: Betriebe mit mehr als 800.000 € Umsatz im Vorjahr müssen an Unternehmen E-Rechnungen ausstellen. Kleinere Betriebe dürfen 2027 noch PDF/Papier verwenden.
- Ab 1. Januar 2028: Alle Betriebe müssen an Unternehmen E-Rechnungen ausstellen.
Wer ist ausgenommen?
Rechnungen an Privatkunden (B2C) bleiben ausgenommen – Handwerker mit überwiegend Privatkunden können dort weiter PDF oder Papier verwenden. Ausgenommen sind auch Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Fahrausweise. Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können.
Wird die Pflicht verschoben?
Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) fordert, die Stufe 2027 um ein Jahr zu verschieben. Beschlossen ist das nicht (Stand: November 2026) – Betriebe sollten mit den genannten Terminen planen. Das Bundesfinanzministerium hat in Schreiben einige Erleichterungen festgelegt, zum Beispiel für Abschlagsrechnungen, die vor Beginn der eigenen Pflicht gestellt wurden.
Was muss ich jetzt tun?
- Eine E-Mail-Adresse für eingehende Rechnungen festlegen und Lieferanten mitteilen.
- Ein Programm nutzen, das E-Rechnungen anzeigt, prüft und im Originalformat (XML) archiviert.
- Für Unternehmenskunden XRechnung oder ZUGFeRD ausstellen – spätestens zum eigenen Stichtag.
- Stammdaten pflegen: Leitweg-ID bei öffentlichen Auftraggebern, E-Mail-Adresse für Rechnungen, USt-IdNr.
So hilft Kavanto Work
Kavanto Work schreibt Rechnungen direkt aus dem Auftrag und gibt sie als XRechnung und ZUGFeRD aus; eingehende E-Rechnungen werden beim Einlesen automatisch erkannt. Für Privatkunden bleibt das normale PDF.
Häufige Fragen
Muss ich Privatkunden eine E-Rechnung schicken?
Nein. Rechnungen an Privatpersonen sind von der E-Rechnungspflicht dauerhaft ausgenommen.
Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Ein PDF ist eine sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung enthält strukturierte Daten (XRechnung oder ZUGFeRD).
Ab wann muss ich als kleiner Betrieb E-Rechnungen schreiben?
Bei höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz ab 1. Januar 2028 – empfangen müssen Sie sie schon seit 2025.
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