Belege digital: Kassenbons scannen, Aufbewahrungsfristen und Übergabe an den Steuerberater

Darf ich Papierbelege nach dem Scannen wegwerfen?

Grundsätzlich ja („ersetzendes Scannen“), wenn das Digitalisieren nach den GoBD erfolgt: vollständig, lesbar, unveränderbar gespeichert und in einer Verfahrensdokumentation beschrieben (wer scannt wann wie, wo wird gespeichert). Klären Sie Einzelfälle mit Ihrem Steuerberater.

Wie lange muss ich Belege aufbewahren?

• 8 Jahre: Buchungsbelege – Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kassenbons, Kontoauszüge (seit 1. Januar 2025, vorher 10 Jahre)
• 10 Jahre: Bücher, Jahresabschlüsse, Inventare
• 6 Jahre: sonstige Geschäftsbriefe, z. B. Angebote, die nicht zu einem Auftrag geführt haben

Wie kommen die Belege zum Steuerberater?

Viele Kanzleien arbeiten mit DATEV Unternehmen online. Dort lässt sich ein „Upload per E-Mail“ einrichten: Jede Kanzlei vergibt dafür Adressen für Rechnungseingang, Rechnungsausgang und Kasse. Belege, die an diese Adressen geschickt werden, landen direkt im Belegbild-Service der Kanzlei. Dazu kommt monatlich der Buchungsstapel im DATEV-Format.

Bank, PayPal und Kassenbons abgleichen

Die meiste Zeit kostet die Zuordnung: Welche Abbuchung gehört zu welchem Beleg, welche Zahlung zu welcher Rechnung? Wer Bankkonto und Zahlungsdienste automatisch abruft, sieht sofort, wo noch ein Beleg fehlt – und Überweisungen zwischen PayPal und Bank werden nicht doppelt als Einnahme gezählt.

So hilft Kavanto Work

Mit Kavanto Work fotografieren Sie viele Kassenbons und Rechnungen auf einmal; die KI liest Lieferant, Datum, Betrag und Steuersatz. Bankkonten (alle deutschen Banken), PayPal, Stripe und SumUp werden automatisch abgerufen und zugeordnet, die Belege gehen jede Nacht per DATEV-Belegtransfer an die Kanzlei, und eine Monatsauswertung zeigt Umsatzsteuer und Vorsteuer.

Häufige Fragen

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